Open Space Technology – minimalistinen ja vaikuttava fasilitointitekniikka

Open Space Technology (OST) on fasilitointimenetelmä ja kokonainen filosofia, jonka kehitti johdon konsultti Harrison Owen. Owen innostui aikoinaan järjestämään mittavia organisaatioiden transformaatioon liittyviä seminaareja johtajille ja tutkijoille. Palautetta kysyessään Owen sai kuulla, että parasta seminaareissa olivat kahvitauot.

Owen hämmästyi. Kaiken sen vaivan ja organisoinnin jälkeen osallistujat pitivät eniten ajasta, jolloin he saivat olla vapaasti ja puhua kenen kanssa halusivat. Owen päätti karsia kaiken ylimääräisen. Hän ymmärsi, että seminaari voisi toimia kuten vilkas tori: kukaan yksittäinen taho ei organisoi toimintaa, mutta jokainen saa mitä haluaa.

Seminaari ilman valmista ohjelmaa

OST on hyvin minimalistinen menetelmä. Päivä aloitetaan yhdessä tyhjän agendan edessä. Ensin fasilitaattori kertaa toimintaperiaatteet ja päivän ohjelma rakennetaan yhdessä. Valmista ohjelmaa ei siis ole, vaan pelkkä tyhjä aikataulukehikko, johon on merkattu aikaikkunoita eli ehdotuksia pienryhmien kokoontumisajoista ja -paikoista. Ainoastaan yhteiset ruokailuajat on merkattu aikatauluun.

Jokainen osallistuja voi kutsua koolle minkälaisen keskustelun tahansa, tai pitää luennon, tai vaikka ehdottaa kävelyretkeä. Agenda on vapaa, kunhan se liittyy käsillä olevaan kysymykseen tai yhteisöön. Hyvät aiheet ovat sellaisia, jotka polttelevat vatsanpohjassa ja ilman niiden esiin nostamista olisi kurja lähteä kotiin. Kun osallistujat ovat esitelleet aiheensa ja niiden käsittelylle on löydetty alkamisajat ja -paikat, fasilitaattori avaa tilan. Hyvin pian yhteinen huone tyhjenee ja tohina alkaa pienryhmissä.

Open Space avaa tilaa uusien ideoiden ja yhteyksien syntymiselle

Ensikertalaisesta voi tuntua todella pelottavalta järjestää tapahtuma ilman puhujia ja aikataulua. Kuka muka tulee paikalle, jos esimerkiksi keynote-puhujaa tai valmista ohjelmaa ei ole? Vaikka puhujia ja luentojakin voi olla mukana, OST:n keskeinen tekijä on sen koolle kutsuvat kysymys, eli aihe, jonka vuoksi osallistujat tulevat paikalle. Open Space kirjaimellisesti avaa tilaa kohtaamiselle, taitojen jakamiselle, ratkaisujen keksimiselle ja vastuun ottamiselle. OST kannattaa järjestää ainoastaan sellaisessa tilanteessa, jossa tarvitaan muutakin kuin tiedon vaihtoa. Silloin, kun aihe on polttava, ratkaisua ei voi määritellä etukäteen ja on tärkeää, että jokainen osallistuja pääsee vaikuttamaan ja sitoutuu lopputulokseen.

Toimintaperiaatteet auttavat olemaan läsnä tässä ja nyt

OST:n viisi toimintaperiaatetta auttavat osallistujia tarttumaan hetkeen. Periaatteet ovat: 

1) Aiheen käsittely alkaa silloin kun on ilmoitettu (eli koollekutsuja on vastuussa aiheen käsittelyn aloittamisesta ilmoitettuun aikaan). 

2) Aiheen käsittely loppuu, kun sitä on käsitelty tarpeeksi (aikaa voi mennä vähän tai paljon). 

3) Juuri tämä paikka on oikea paikka aiheen käsittelyyn (paikka myös vaihtua keskustelun aikana. Se ei ole paikasta kiinni). 

4) Mukana ovat juuri oikeat ihmiset (luottamus siihen, että ne, joita asia kiinnostaa ja joilla on jotain annettavaa, hakeutuvat kyllä paikalle).

5) Se, mitä tapahtuu, on juuri se, mitä pitääkin tapahtua (jokaisella on valta vaikuttaa siihen, että tapahtuu oikeita asioita).

Itsensä johtamisen ja itseorganisoitumisen taidot kehittyvät

Ratkaiseva tekijä OST:ssä on sen ainoa laki, Kahden Jalan Laki. Laki tarkoittaa, että jokainen osallistuja on itse vastuussa siitä, että oppii tai voi antaa jotain. Jos näin ei ole, osallistuja voi siirtää itsensä johonkin muualle. Organisoituminen on siis täysin jokaisen yksilön omista valinnoista kiinni. Samalla jokainen voi luottaa siihen, että kaikki muut ihmiset ovat juuri oikeassa paikassa. Syntyy valtava potentiaalin ja ajankohtaisuuden tunne, kun jokainen osallistuja ottaa vastuun sekä itsestään että yhteisestä aiheesta.

Kuinka pitkä aika Open Spaceen tarvitaan?

Jos käydään yksi kierros rinnakkaisia keskusteluita, voi OST kestää minimissään kaksi tuntia, sillä alkuvalmisteluihin eli Open Spacen avaamiseen ja agendan rakentamiseen kuluu vähintään 40 minuuttia aikaa. Jotta teknologian koko hienous tulisi esiin, on kuitenkin hyvä varata vähän enemmän aikaa, esimerkiksi päivä – kolme päivää. Pidemmän ajan kuluessa osallistujat pääsevät laskeutumaan aiheen pariin ja tutustuvat toisiinsa. Ehditään jakamaan tietoa ja syvällistä osaamista. Huomataan nostaa esiin aiheita, jotka eivät ensin olisi tulleet mieleen. Ajatukset pääsevät yhdistymään ja kehittymään eteenpäin ja on aikaa tehdä toimintasuunnitelmia. Paras OST-menetelmällä toteutettu kokoontuminen, johon itse olen osallistunut, kesti seitsemän päivää.

Raportointi ja seuraavat askeleet

Vaikka OST on minimalistinen ja itseorganisoituva, se ei tarkoita, etteikö tapahtumasta seuraisi jotain. Yhteisestä ajasta ja tutustumisesta voi seurata jotain ennalta odottamatonta. Etenkin, kun aihe on monimutkainen tai kompleksinen, on tärkeää, että mahdollisimman moni ymmärtää mahdollisimman monta näkökulmaa, tekee kokeiluja omalla tahollaan, oppii aiheesta lisää ja tuottaa tietoa muidenkin käyttöön.

Jokainen aiheen koolle kutsunut on pitää huolta siitä, että keskustelusta tehdään raportti, joka tulee kaikkien nähtäville. Raporttiin kirjataan aihe, keskustelun tärkeimmät seikat, johtopäätökset sekä seuraavat askeleet. On tärkeää, että myös osallistujien nimet kirjoitetaan raporttiin, sillä heiltä voi jatkossa kysyä aiheesta. Raportointi vähentää osallistujien painetta koettaa olla monessa paikassa yhtä aikaa, sillä jos asialle on päätetty tehdä jotain, se tulee muiden tietoon. Muut voivat tilaisuuden jälkeenkin vaikuttaa asiaan. Raporteista syntyy kollektiivinen muistijälki, joka auttaa koko yhteisöä toimimaan viisaammin.

Lue lisää

Open Space World, OST-fasilitaattoreiden ylläpitämä valtava kansainvälinen tietopankki

Open Space World Map, OST-fasilitaattorit kartalla

Open Space Origin Story, OST:n syntytarina Harrison Owenin kertomana, Beehive Productions

Sam Bradd: Open Space Technology and Zoom – flexible online spaces Miten Open Space Technology toteutetaan virtuaalisesti – Sam Bradd